Όταν έρθει η ‘καταστροφή’, θέλετε να είστε εκείνο το άτομο που προσπαθεί να βρει μια λύση – ή θα προτιμούσατε να είστε κάποιος που τα έχει όλα υπό έλεγχο με ένα έτοιμο σχέδιο;
Κάθε εταιρεία έχει τα σκαμπανεβάσματά της, είτε αυτό οφείλεται στη μεταβολή της ζήτησης είτε σε κάποια κρίση. Δεν μπορείτε να προβλέψετε το μέλλον, αλλά μπορείτε να προγραμματίσετε: εάν τα πράγματα γίνουν χειρότερα, ο σωστός σχεδιασμός μπορεί να περιορίσει τη ζημιά και να σας βοηθήσει να σώσετε την επιχείρησή σας. Εδώ, έρχεται το σχέδιο επιχειρηματικής συνέχειας των επιχειρήσεων.
Ένα επιχειρηματικό σχέδιο συνέχειας έχει να κάνει με τον εντοπισμό, την αποφυγή, τον μετριασμό και την αποδοχή του κινδύνου. Αυτό σημαίνει ότι θα έχετε την ικανότητα να συνεχίζετε να λειτουργείτε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και θα μπορείτε να αντιμετωπίζετε προβλήματα
Τι είναι το σχέδιο επιχειρηματικής συνέχειας και γιατί είναι σημαντικό;
Ένα επιχειρηματικό σχέδιο συνέχειας είναι ένα έγγραφο που καθορίζει ακριβώς τι αναμένεται από όλους σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Σκοπός του είναι να βοηθήσει τους διαχειριστές να ανακτήσουν και να διατηρήσουν ζωτικές λειτουργίες τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά από μια κρίση.
Μπορεί να περιλαμβάνει πολλά πράγματα, από τη διασφάλιση ότι έχετε γεννήτριες διαθέσιμες προς χρήση σε περίπτωση διακοπής ρεύματος – έως τη λήψη μέτρων για την αντιμετώπιση μιας κρίσης δημοσίων σχέσεων (PR). Θα πρέπει να αποτελεί βασικό μέρος του συνολικού σχεδίου διαχείρισης κινδύνου.
Είναι σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης για τους παρακάτω λόγους:
- Επιτρέπει στην επιχείρησή σας να λειτουργεί ομαλά, το οποίο, με τη σειρά του, διατηρεί τη φήμη σας ως αξιόπιστη εταιρία.
- Βοηθά την ηγεσία και τα μέλη της ομάδας να ακολουθήσουν μια καθορισμένη διαδικασία, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική σε περιόδους έντονου άγχους.
- Εξοικονομεί δυνητικά χρόνο και χρήμα, γιατί γνωρίζετε ακριβώς τι να κάνετε σε οποιαδήποτε δεδομένη κατάσταση..
- Δίνει στους οδηγούς και τους πελάτες σας μια αίσθηση εμπιστοσύνης στην ηγεσία και την επιχείρησή σας.
Από την άλλη πλευρά, το να μην έχετε σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα:
- Η μη σωστή αντιμετώπιση καταστροφών μπορεί να βλάψει μόνιμα τη φήμη της επιχείρησής σας
-
Oι επιχειρήσεις φαίνονται ανοργάνωτες. Μπορεί να δείτε αύξηση της κινητικότητας των εργαζομένων.
Τι πρέπει να περιέχει το σχέδιο συνέχειας της επιχείρησής σας;
Κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας ένα ευρύ φάσμα απειλών και τον αντίκτυπό τους στην επιχείρησή σας. Σε αυτά περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, η κλοπή, το ανθρώπινο σφάλμα, η απώλεια ενέργειας, οι ιογενείς εστίες, οι διακοπές τροφοδοσίας και οι κυβερνοεπιθέσεις.
Αφού εξετάσετε κάθε επιχειρηματικό κίνδυνο, θα πρέπει να ακολουθήσετε τις ακόλουθες διαδικασίες:
- Σχέδια διαχείρισης: Λεπτομερή βήματα για την αποκατάσταση καταστροφών, συμπεριλαμβανομένων ρόλων και ευθυνών
-
Σχέδια επικοινωνίας
- Σχέδια αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης: Άμεση αντίδραση σε καταστροφές
- Σχέδια ανάκτησης επιχειρήσεων: Ανάκτηση επιχειρήσεων και εγκαταστάσεων, συμπεριλαμβανομένων των τεχνολογιών πληροφορικής και τεχνολογίαςy
- . Ανάλυση: Πώς πρέπει να καταγράφονται τα συμβάντα, συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού διαχείρισης στόλου
Πώς να εφαρμόσετε το σχέδιο συνέχειας της επιχείρησής σας
Ένα επιχειρηματικό σχέδιο συνέχειας δεν πρέπει να περιλαμβάνει απλώς ένα σχέδιο για τον μετριασμό των καταστροφών. Θα πρέπει επίσης να ορίσετε – λεπτομερώς – τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε
Ανάλογα με την ’καταστροφή’, πιθανότατα θα χρειαστεί να επαναφέρετε τον στόλο σας σε πλήρη λειτουργία το συντομότερο δυνατό. Οι οδηγοί θα πρέπει επίσης να ενημερώνονται για το τι πήγε στραβά και να αντιμετωπίσουν τα δεδομένα, διασφαλίζοντας ότι τα δικά σας στοιχεία αλλά και τα στοιχεία των πελατών σας είναι ασφαλή.
Μπορεί επίσης να χρειαστεί να συνεργαστείτε με μια ομάδα δημοσίων σχέσεων για να βελτιώσετε ή να διατηρήσετε τη φήμη σας. Βεβαιωθείτε ότι όλες αυτές οι πληροφορίες είναι καλά κοινοποιημένες και εύκολα προσβάσιμες. Ιδανικά, αποθηκεύστε το σχέδιο συνέχειας της επιχείρησής σας σε cloud, ώστε να μπορεί οποιασδήποτε να ενημερωθεί και να έχει πρόσβαση από οποιαδήποτε τοποθεσία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια έντυπη έκδοση για τους οδηγούς που θα διατηρήσουν στα φορτηγά τους.
Χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό διαχείρισης στόλου για να έχετε σημαντικές πληροφορίες προστατευμένες και εύκολα προσβάσιμες. Όλα αποθηκεύονται στο cloud, οπότε αν υποστεί διακοπή ρεύματος ή επίθεση στον κυβερνοχώρο, τα συστήματά σας θα δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας, εύκολα προσβάσιμα.
Οι οδηγοί σας μπορούν να επιστρέψουν στο δρόμο γρηγορότερα, και θα έχουν στη διάθεσή τους αρχεία πελατών, διαδρομές και προγράμματα .
Σε περίπτωση κλοπής, οι τεχνολογίες τηλεματικής θα βοηθήσουν στην ανάκτηση κλεμμένων στοιχείων γρηγορότερα και θα αποφύγετε το κόστος απωλειών. Το λογισμικό παρακολούθησης στόλου GPS μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα οχήματά σας σε πραγματικό χρόνο και να επικοινωνήσετε χωρίς καθυστέρηση με τις αρχές, καθιστώντας την ανάκαμψη της επιχείρησης πιο γρήγορη.
Μπορείτε επίσης να καταγράψετε πού και πότε το κάθε όχημα σταματά στο ταξίδι του, βοηθώντας τις αρχές να διενεργήσουν έρευνα και ενδεχομένως να ανακτήσουν φορτία που ενδέχεται να έχουν πέσει κατά τη διάρκεια της διαδρομής.
Πώς οι λύσεις τηλεματικής μπορούν να σας βοηθήσουν να ανακάμψετε από μια καταστροφή
Σε περίπτωση καταστροφής, οι ‘μη αυτόματες διαδικασίες’ οδηγούν σε καθυστερήσεις λόγω αλλαγής περιβάλλοντος ή ελλείψεων προσωπικού.
Ο αυτοματισμός μπορεί να υποστηρίξει την επιχειρησιακή συνέχεια των λειτουργιών -back-office- όπως οι πληρωτέοι λογαριασμοί, καθώς και οι λειτουργίες front-end όπως ο σχεδιασμός διαδρομών και η επεξεργασία δεδομένων πελατών.
Σε περίπτωση προβλήματος που σχετίζεται με το δρόμο, όπως ατύχημα, θα έχετε επαρκή αρχεία και δεδομένα για να παρουσιάσετε στην ασφαλιστική σας εταιρεία.
Όσο περισσότερα δεδομένα έχετε στα χέρια σας, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να ανακτήσετε: Νέα έρευνα δείχνει ότι το 85% των εταιρειών επισημαίνουν ότι η τεχνολογία αυτοματισμού θα ήταν χρήσιμη για τις ανάγκες συνέχειας των επιχειρήσεων.
Η τεχνολογία cloud σάς επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες και να αντιμετωπίσετε καλύτερα τη διαχείριση δεδομένων από απόσταση.
“[Η] τρέχουσα κρίση θα δοκιμάσει τους ανθρώπους, τις διαδικασίες, την ασφάλεια και την τεχνολογία – και οι επιχειρήσεις που είναι ευέλικτες και μπορούν να προσαρμοστούν στις αλλαγές γρήγορα, θα αποδειχθούν ηγέτες”, λέει ο Adrian Johnston, ανώτερος αντιπρόεδρος της Cloud Applications (SaaS ) Oracle JAPAC.
Οι επιτυχημένοι ‘ηγέτες’ σχεδιάζουν μπροστά για να βεβαιωθούν ότι η επιχείρηση μπορεί να παραμείνει επιζήμια ό, τι κι αν συμβαίνει. Εάν θέλετε να διασφαλίσετε τη συνέχεια του στόλου σας έχοντας πάντα τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεστε, μάθετε περισσότερα ζητώντας ένα Demo από την Ομάδα της Fleet Complete.
