Ένα κλεμμένο όχημα είναι ο χειρότερος εφιάλτης κάθε διαχειριστή στόλου. Δεν χάνετε μόνο το όχημα και το περιεχόμενό του. Αλλά σπαταλάτε και πολύτιμο χρόνο συμπληρώνοντας αιτήσεις ασφαλιστικής αποζημίωσης και επικοινωνώντας με τις διάφορες αρχές. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό θα μπορούσε να έχει αντίκτυπο ακόμη και στη φήμη της εταιρίας σας.
Αν η κλοπή οχήματος της επιχείρησής σας αποτελέσει ένα μικρό πρόβλημα για εσάς ή μια ολική καταστροφή, εξαρτάται από το πώς θα διαχειριστείτε οι ίδιοι την κατάσταση.
Όταν το άγχος είναι μεγάλο, οι αποφάσεις τείνουν να λαμβάνονται εσπευσμένα. Για τον λόγο αυτό, οι διαχειριστές στόλου που είναι προνοητικοί, έχουν ήδη ένα σχέδιο δράσης σε περίπτωση κλοπής των περιουσιακών στοιχείων του στόλου τους —ώστε, αν κάτι πάει στραβά, να έχουν ένα πλαίσιο που θα τους επιτρέψει να βάλουν τα πράγματα πάλι στον δρόμο τους.
Παρακάτω ακολουθούν υποδείξεις σχετικά με το πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο δράσης σε περίπτωση κλοπής των περιουσιακών στοιχείων, το οποίο επιτρέπει τη συνέχιση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας.
-
Τηρείτε ένα αρχείο καταγραφής των περιουσιακών στοιχείων σας
Σε περίπτωση κλοπής, θα πρέπει να αναφέρετε στον πελάτη και την ασφαλιστική εταιρεία σας ποια περιουσιακά στοιχεία λείπουν. Η χειρόγραφη διατήρηση των σχετικών εγγραφών είναι μια καλή αρχή, αλλά είναι επίσης σημαντικό να έχετε μια συνολική εικόνα όλων των περιουσιακών στοιχείων σας σε ψηφιακά αρχεία.
Με την ψηφιακή αποθήκευση των σειριακών αριθμών, των αποδείξεων και των πληροφοριών κατασκευαστή, μπορείτε να προσδιορίζετε εύκολα τα απολεσθέντα στοιχεία, χωρίς να χρειάζεται να ψάχνετε ανάμεσα σε βουνά από έγγραφα. Επίσης, αν κλαπεί κάποιο περιουσιακό στοιχείο, μπορείτε να έχετε αμέσως την ψηφιακή απόδειξη αγοράς σε περίπτωση που χρειαστεί να υποβάλετε αίτηση αποζημίωσης.
Πέρα από την τήρηση μιας ψηφιακής λίστας, πρέπει να βγάλετε φωτογραφίες και βίντεο από τα περιουσιακά στοιχεία σας, καθώς και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να τα αποθηκεύσετε σε ασφαλείς τοποθεσίες εντός και εκτός εγκατάστασης σε χωριστούς σκληρούς δίσκους. Αυτό σας προστατεύει σε περίπτωση επίθεσης στον κυβερνοχώρο.
-
Εγκαταστήστε συσκευές παρακολούθησης GPS
Η κλοπή οχημάτων είναι πολύ δημοφιλής στις ΗΠΑ. Σύμφωνα με την Εθνική Υπηρεσία Οδικής Ασφάλειας των Αυτοκινητοδρόμων των ΗΠΑ, οι κλοπές οχημάτων στοίχισαν στις εταιρείες, μόνο για το 2017, περίπου 6 δισεκατομμύρια δολάρια. Εκτός αυτού, σχεδόν το 42% των οχημάτων δεν ανακτώνται ποτέ.
Ποιός είναι ο καλύτερος τρόπος ανάκτησης των κλεμμένων περιουσιακών στοιχείων; Εγκαταστήστε συσκευές παρακολούθησης GPS σε κάθε όχημα, καμπίνα χειριστή, ρυμουλκούμενο και τεμάχιο εξοπλισμού.
Το λογισμικό παρακολούθησης στόλου μέσω GPS μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα οχήματά σας σε πραγματικό χρόνο. Αυτές οι πολύτιμες πληροφορίες καθιστούν την ανάκτηση πολύ πιο πιθανή —και φυσικά πολύ πιο γρήγορη. Μπορείτε, επίσης, να καταγράψετε πού και πότε σταματά το όχημα κατά τη διαδρομή του, βοηθώντας τις αρχές να διεξάγουν διεξοδική έρευνα και ν’ ανακτήσουν ενδεχομένως το φορτίο που εγκαταλείφθηκε καθ’ οδόν.
Παρότι σπάνιο, ενδέχεται να βρεθείτε αντιμέτωποι με μια κατάσταση κατά την οποία ένας από τους οδηγούς σας κλέβει ένα όχημα. Σ’ αυτή την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό GPS για να προσδιορίσετε ποιο κλειδί χρησιμοποιήθηκε για να ξεκινήσει η μίζα και, στη συνέχεια, να μεταβιβάσετε αυτή την πολύτιμη πληροφορία στις αρχές.
-
Διατηρείτε ανοιχτή επικοινωνία
Η καθιέρωση ενός σχεδίου επικοινωνίας επιτρέπει τόσο σε εσάς όσο και στην ομάδα σας να γνωρίζετε ακριβώς τι να κάνετε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Στις ορθές πρακτικές επικοινωνίας περιλαμβάνονται τα εξής:
- Βεβαιωθείτε ότι οι οδηγοί σας γνωρίζουν ακριβώς σε ποιον να απευθυνθούν σε περίπτωση κλοπής —είτε είναι αυτόπτες μάρτυρες, είτε οι πρώτοι που διαπίστωσαν την κλοπή. «Αν δείτε κάτι ύποπτο, πρέπει να ξέρετε ποιον να καλέσετε και τι να κάνετε», συμβουλεύειο Geoff Stephany, ο διευθυντής αποζημιώσεων και ασφάλειας φορτίων της Old Dominion Freight Line.
- Βεβαιωθείτε ότι οι οδηγοί σας γνωρίζουν πώς να καταγράφουν τα απολεσθέντα περιουσιακά στοιχεία, καθώς και πώς να συμπληρώνουν τα αναγκαία έγγραφα.
- Μιλήστε στους πελάτες σας για την κλοπή και βεβαιωθείτε ότι έχετε κάποιον να επικοινωνήσετε από την πλευρά των πελατών σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Με αυτόν τον τρόπο, διατηρείτε τις σχέσεις σας με τους πελάτες σας διαφανείς και θετικές, ακόμη κι αν τα πράγματα πάνε στραβά.
- Ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να αναλάβουν την ευθύνη ενός περιστατικού —από να το αναφέρουν μέχρι και να είναι ειλικρινείς σχετικά με το αν το περιστατικό συνέβη στη βάρδιά τους. Εξηγήστε τους ότι δεν πρόκειται να τους επιβληθούν κυρώσεις, καθώς κάθε πληροφορία που μπορούν να παρέχουν θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα κλεμμένα περιουσιακά στοιχεία. Αν ο οδηγός είναι υπαίτιος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το περιστατικό ως ευκαιρία για να παρέχετε περαιτέρω εκπαίδευση, ώστε να εξασφαλίσετε ότι δεν θα συμβεί ξανά.
-
Ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις για να εντοπίσετε τη μη εξουσιοδοτημένη κίνηση των οχημάτων
Ένα geofence είναι ένας εικονικός φράκτης που καθορίζεται από εσάς σε έναν online χάρτη. Τα περισσότερα οχήματα ακολουθούν καθορισμένες διαδρομές. Συνεπώς, αν ένα όχημα εγκαταλείψει ένα ορισμένο geofence, το λογισμικό παρακολούθησης που διαθέτετε μπορεί να αποστείλει μια αυτόματη ειδοποίηση. Αυτό σημαίνει ότι θα μπορείτε επίσης να ενεργήσετε προτού ακόμη αναφερθεί το όχημά σας ως κλεμμένο.
Χάρη στη Fleet Complete, το σύστημα μπορεί να εντοπίσει οποιαδήποτε μη εξουσιοδοτημένη κίνηση των οχημάτων που κατευθύνονται σε μια απαγορευμένη περιοχή. Ο διαχειριστής στόλου μπορεί τότε είτε να έρθει σε επαφή με τον οδηγό για να μάθει τι συμβαίνει, είτε να απευθυνθεί αμέσως στις αστυνομικές αρχές.
-
Κοινοποιήστε αμέσως τα δεδομένα παρακολούθησης
Η κλοπή δεν είναι ποτέ εύκολη υπόθεση. Γι’ αυτό, η καλή και γρήγορη επικοινωνία μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων μερών μπορεί να αμβλύνει τις εντάσεις και να κάνει τη διαδικασία ανάκτησης ευκολότερη.
«Επικοινωνήστε με την ασφαλιστική σας εταιρεία για να υποβάλετε αίτηση αποζημίωσης εντός 24 ωρών μετά την κλοπή του οχήματός σας», συμβουλεύει η Εθνική Υπηρεσία Οδικής Ασφάλειας των Αυτοκινητοδρόμων των ΗΠΑ.
Επίσης, θα πρέπει να αναφέρετε τις κλοπές και να κοινοποιήσετε ευαίσθητες χρονικά πληροφορίες στις αστυνομικές αρχές το συντομότερο δυνατόν. Αυτό δείχνει ότι λαμβάνετε το συμβάν σοβαρά υπόψη και ότι κάνετε ό,τι μπορείτε για να αντιμετωπίσετε μια δυσάρεστη κατάσταση.
-
Δεσμευτείτε στο σχέδιο δράσης σας
Η καθιέρωση ενός σχεδίου δράσης σε περίπτωση κλοπής των περιουσιακών στοιχείων σάς επιτρέπει να λαμβάνετε με αυτοπεποίθηση αποφάσεις σχετικά με την επιχείρησή σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Γι΄αυτό αξίζει να επενδύσετε σε μια τεχνολογία που σας βοηθά να αντιδράσετε γρήγορα και εύκολα, προτού γίνει μεγάλη ζημιά.
Με τη συσκευή Fleet Tracker της Fleet Complete, μπορείτε να διαχειρίζεστε ψηφιακά τα αρχεία καταγραφής των περιουσιακών στοιχεία σας, να ρυθμίζετε το geofencing και να παρακολουθείτε τα περιουσιακά στοιχεία σας σε πραγματικό χρόνο. Αν θέλετε να προστατεύσετε τις δραστηριότητες του στόλου σας από την κλοπή και τις παράνομες πράξεις, ζητήστε μια Παρουσίαση της Λύσης μας και μάθετε περισσότερα.
