Ως διαχειριστής, πιθανότατα αναζητάτε τρόπους για να γίνετε πιο αποτελεσματικοί. Πολλοί στόλοι χρησιμοποιούν ήδη την τεχνολογία για να εξοικονομήσουν χρήματα και να βελτιστοποιήσουν τις δραστηριότητές τους—αλλά θα πρέπει να μεταβούν σε πλήρη ψηφιακή λειτουργία;
Η σύντομη απάντηση είναι—ναι.
Τα οφέλη της μετάβασης σε ψηφιακή λειτουργία είναι πολυάριθμα. Για την ακρίβεια, σύμφωνα με πρόσφατη έκθεση της Deloitte, οι μικρές επιχειρήσεις που μεταβαίνουν από βασική σε προηγμένη χρήση ψηφιακής τεχνολογίας βλέπουν μαζική αύξηση των εσόδων κατά 60% ανά εργαζόμενο, και κατά μέσο όρο κέρδισαν 28% υψηλότερη αύξηση των εσόδων τους τελευταίους 12 μήνες.
Αν ο στόλος οχημάτων σας εξακολουθεί να χρησιμοποιεί αρχεία σε έντυπη μορφή, είναι καιρός να σκεφθείτε την αλλαγή. Ακολουθούν επτά εξαιρετικοί λόγοι κατάργησης της χρήσης χαρτιού για να τους λάβετε υπόψη.
- Αυξάνεται η παραγωγικότητα
Η αρχειοθέτηση, η ενημέρωση και η ταξινόμηση των εγγράφων απαιτεί πολύ χρόνο. Με τα ψηφιακά αρχεία, όλα μπορούν να ενημερωθούν σε δευτερόλεπτα, από πολλές πηγές ταυτόχρονα. Οι πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν και να αποθηκευτούν με το πάτημα ενός κουμπιού ή με το άγγιγμα μιας οθόνης—και η κοινή χρήση αρχείων και εικόνων με άλλους (εσωτερικά και εξωτερικά) απαιτεί μερικά δευτερόλεπτα.
Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση σε λεπτομερή δεδομένα, αποθηκευμένα όλα σε ένα μέρος. Δεν χρειάζεται πλέον να ψάχνετε ανάμεσα σε έγγραφα μόνο για να ανακαλύψετε ότι οι πληροφορίες που χρειάζεστε λείπουν.
- Μειώνονται τα σφάλματα
Σε γενικές γραμμές, ο ψηφιακός κόσμος είναι πολύ λιγότερο ευάλωτος σε ανθρώπινα σφάλματα από ό,τι οι αναλογικές μέθοδοι. Ωστόσο, για τη διαχείριση του στόλου οχημάτων, τα έντυπα αρχεία είναι ιδιαίτερα προβληματικά, επειδή είναι πολύ εύκολο να παραπέσουν ή να χαθούν.
Αυτό δεν ισχύει για τα ψηφιακά αρχεία, καθώς μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά από οπουδήποτε μέσω οποιουδήποτε φυλλομετρητή ή smartphone, ακόμα και να τα κατεβάσετε για να κάνετε προβολή όταν είστε εκτός σύνδεσης. Σε περίπτωση ελέγχου ή αίτησης ασφαλιστικής αποζημίωσης,η μετάβαση σε ψηφιακή λειτουργία σημαίνει ότι θα έχετε τα απαραίτητα δεδομένα στη διάθεσή σας.
Η μετάβαση σε ψηφιακή λειτουργία μειώνει επίσης τις πιθανότητες να διαπράξουν οι οδηγοί σας κάποιο σφάλμα με πράγματα όπως οι οπτικοί έλεγχοι, τα αρχεία καταγραφής και οι αποδείξεις καυσίμων. Αν και μικρά, αυτά τα σφάλματα μπορούν να αποβούν δαπανηρά και χρονοβόρα για να διορθωθούν, και είναι πολύ καλύτερα να τα εντοπίζετε όσο το δυνατόν πιο νωρίς.
- Βελτιώνεται η συμμόρφωση
Η μετάβαση από τη χειρωνακτική στη ψηφιακή λειτουργία καθιστά επίσης ευκολότερη για εσάς και τους οδηγούς σας τη συμμόρφωση.
Για παράδειγμα, με ένα Ηλεκτρονικό Ημερολόγιο Εργασίας (ΗΗΕ), οι οδηγοί δεν χρειάζεται πλέον να κάνουν υπολογισμούς ή να συμπληρώνουν έγγραφα χειρωνακτικά. Τα ΗΗΕ συμπληρώνονται πολύ πιο γρήγορα και μειώνουν τον κίνδυνο εσφαλμένων δεδομένων. Οι διαδρομές παρακολουθούνται στο πλησιέστερο λεπτό, ενώ στα έντυπα ημερολόγια ο χρόνος αντιστοιχίζεται με περιόδους 15 λεπτών.
Με ένα ΗΗΕ όχι μόνο λαμβάνουν οι οδηγοί ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο ώστε να μην χάνουν διαλείμματα, αλλά μπορούν επίσης οι διαχειριστές να έχουν πρόσβαση σε λεπτομερείς εκθέσεις οδήγησης για να λάβουν περαιτέρω ανάλυση των συμπεριφορών οδήγησης της ομάδας τους. Ταυτόχρονα, βοηθά τους οδηγούς και τους διαχειριστές να απελευθερώσουν απαραίτητες ώρες εργασίας, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικές εργασίες.
Άλλα πράγματα, όπως έλεγχοι οχημάτων, πιστοποιήσεις ή παραβιάσεις του κώδικα οδικής κυκλοφορίας—είναι πολύ εύκολο να παραβλεφθούν εάν βασίζεστε στα έντυπα. Τα πιστοποιητικά και οι προθεσμίες για τη συντήρηση του οχήματος ή τους ελέγχους παρακολούθησης μπορούν να χαθούν (ή οι εκθέσεις να παραπέσουν) και η υπέρβαση του ορίου ταχύτητας μπορεί να περάσει απαρατήρητη μέχρι να πιαστεί ο οδηγός. Η μετάβαση σε ψηφιακή λειτουργία με λογισμικό διαχείρισης στόλου σημαίνει ότι όλα αυτά μπορούν να εντοπίζονται, να παρακολουθούνται και να μετρώνται αυτόματα, μειώνοντας έτσι δραστικά τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης.
- Μειώνεται το κόστος
Οι οργανισμοί εξακολουθούν να βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στα έντυπα αρχεία.
Η ψηφιακή μεταμόρφωση συνεπάγεται την κατάργηση του κόστους χρήσης περιττών πόρων για την αποστολή τιμολογίων, εκθέσεων και άλλων εντύπων, μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή των υπηρεσιών κοινής χρήσης αρχείων αντί της εκτύπωσης όλων των αρχείων. Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε χρήματα ελαχιστοποιώντας τον χρόνο που αναλώνεται στη συμπλήρωση εντύπων—αποδοτικότητα. Το λογισμικό διαχείρισης στόλου σάς επιτρέπει να καταγράφετε αυτόματα βασικά δεδομένα καταγραφής εργασιών, ώστε οι οδηγοί να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο στη συμπλήρωση και περισσότερο χρόνο στην οδήγηση.
- Βελτιώνεται η απόδοση των στόλων οχημάτων
Οι εκθέσεις με δυνατότητα λήψης παρέχουν άμεση ανατροφοδότηση σχετικά με την κατάσταση των οχημάτων και των οδηγών τόσο μεμονωμένα όσο και σε ολόκληρο τον στόλο. Ένα ψηφιακό σύστημα επιτρέπει στους διαχειριστές στόλου να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα πραγματικού χρόνου (π.χ. ταχύτητα, θέση, χρόνο αδράνειας κ.λπ.) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση της απόδοσης του οδηγού μέσω προσαρμοσμένης και έγκαιρης ανατροφοδότησης, καθώς και για τον προγραμματισμό με μεγαλύτερη σιγουριά—εύκολα, γρήγορα και με ακρίβεια.
Η μετάβαση στη ψηφιακή λειτουργία βοηθάει στη βελτίωση της συνολικής απόδοσης του στόλου και ανοίγει τις πόρτες για επιπλέον κέρδη. Αλλά αφορά επίσης το να συμβαδίζεις με τον ανταγωνισμό.
Η χρήση της ψηφιακής τεχνολογίας επιταχύνεται, ιδίως μεταξύ των μικρών επιχειρήσεων. Αν αποτύχετε να συμβαδίσετε με τους ανταγωνιστές σας, θα μείνετε πίσω.
Περισσότερες επιχειρήσεις μεταβαίνουν από τους «βασικούς» ψηφιακούς πόρους σε πιο προηγμένες υπηρεσίες και εργαλεία (Πηγή εικόνας).
«Διαφορετικές επιχειρήσεις θα χρησιμοποιήσουν τη ψηφιακή τεχνολογία με διαφορετικούς τρόπους, αλλά αν το πράξουν μόνο [σε] βασικό ή ενδιάμεσο επίπεδο, υπάρχει κίνδυνος απώλειας ευκαιριών, στασιμότητας, ακόμη και αποτυχίας ενόψει του ανταγωνισμού», αναφέρει ο εταίρος της Deloitte Access Economics, John O’Malhony.
- Παρακολουθείται η συντήρηση οχημάτων
Η ψηφιακή παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων συντήρησης εξοικονομεί χρόνο και χρήμα και μειώνει τον χρόνο εκτός λειτουργίας του οχήματος. Μόλις εισαχθούν δεδομένα στο λογισμικό, οι διαχειριστές μπορούν να εντοπίσουν γρήγορα τα οχήματα που πρέπει να συντηρηθούν και να ενεργήσουν ανάλογα. Αυτό επιτρέπει τον καλύτερο σχεδιασμό ώστε να αποφευχθεί η διακοπή της κυκλοφορίας των οχημάτων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ό,τι είναι απαραίτητο. Επίσης, σας βοηθάει να αντιμετωπίζετε έγκαιρα τα προβλήματα και βελτιώνει την ασφάλεια του οδηγού.
- Μειώνεται το αποτύπωμα άνθρακα
Όπως προαναφέρθηκε, οι επιχειρήσεις σπαταλούν χαρτί—και αυτό σημαίνει μεγάλο αποτύπωμα άνθρακα. Οι τεχνολογίες τηλεματικής συμβάλλουν στη μείωση αυτού του γεγονότος, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε πού πηγαίνουν τα οχήματα, να αξιολογείτε τις διαδρομές και να αντιμετωπίζετε συμπεριφορές των οδηγών σας που σπαταλούν καύσιμα—όλα από μια ενοποιημένη πλατφόρμα που απαιτεί μηδενικά έντυπα αρχεία. Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να διαχειρίζεστε τα οχήματά σας πιο αποτελεσματικά, αλλά μπορεί επίσης να κάνει μεγάλη διαφορά στο αποτύπωμα άνθρακα και τη φήμη της επωνυμίας σας.
Πώς μπορεί να βοηθήσει η Fleet Complete;
Η μετάβαση στη ψηφιακή λειτουργία καθιστά τις διαδικασίες της επιχείρησής σας πιο αποτελεσματικές.
Αξιοποιώντας τα δεδομένα λογισμικού διαχείρισης στόλου οχημάτων, οι διαχειριστές στόλου επωφελούνται από την άμεση πρόσβαση σε αρχεία καταγραφής συντήρησης οχημάτων, σε πίνακες βαθμολογίας οδηγών, στην απόδοση του στόλου και άλλα. Με αυτές τις πληροφορίες στη διάθεσή τους, μπορούν να εντοπιστούν εύκολα τομείς βελτίωσης και να μεγιστοποιηθεί η παραγωγικότητα του στόλου οχημάτων.
Η Fleet Complete συνδυάζει ισχυρά ‘στοιχεία και δεδομένα τηλεματικής΄ με μια ισχυρή πλατφόρμα διαχείρισης στόλου οχημάτων ώστε οι διαχειριστές στόλου να μπορούν να μειώσουν τη χρονοβόρα συμπλήρωση εντύπων και τις μη αυτόματες διαδικασίες για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τον στόλο τους.
Αν θέλετε να δείτε πώς οι ψηφιακές μας λύσεις μπορούν να ωφελήσουν την επιχείρησή σας, ξεκινήστε σήμερα μάθετε περισσότερα ζητώντας το demo της Fleet Complete.
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τις λύσεις διαχείρισης στόλου της Fleet Complete, επικοινωνήστε μαζί μας εδώ.
